Crear un Evento en Directo con Microsoft Teams

Descripción

Un Evento en Directo permite tener hasta 10,000 asistentes en una presentación en Vivo donde se tiene acceso a un apartado de Preguntas y Respuestas, conteo de Asistentes.

Se genera un enlace que se puede compartir a los asistentes por correo o publicarlo en alguna página web o red social. Los asistentes sólo participan a través de la opción de Preguntas y Respuestas.

¿Quién se puede conectar a un Evento en Directo?

Existen tres formas de configurar el Evento dependiendo de la audiencia que se desea:

• Personas o grupos con cuenta institucional de CINVESTAV.
• Cualquier persona con cuenta institucional CINVESTAV.
• Cualquier persona sin requerir cuenta CINVESTAV.

Requisitos

Los Evento en Directo con Microsoft Teams los crea el Administrador del área, ya que es necesaria una licencia educativo tipo Microsoft 365 A3 y el apoyo para coordinar y producir el evento.

Para ser un Moderador o Presentador es necesario conectarse al evento utilizando la aplicación de Escritorio Microsoft Teams en un equipo con Sistema Operativo Windows o MAC.

Los dispositivos móviles (smartphones o tabletas) y los navegadores web solo permiten unirse al Evento en Directo como Asistentes.

Creación del Evento en Directo

En la aplicación Microsoft Teams, nos ubicamos en el Calendario (ubicado en la parte izquierda).

Abrimos el desplegable de Nueva Reunión y elegimos la opción Evento en Directo.

Se muestra la ventana Nuevo evento en Directo, donde debemos definir el Título, Fecha, hora, y los detalles del Evento.

Ahora debo agregar a los moderadores o productores adicionales para el Evento en la casilla Invitar a moderadores colocando su nombre o dirección de correo.

Se coloca el nombre y se selecciona a la persona

La persona ya se mostrará en la lista y ahora se define con el rol deseado:
Productor: Coordina la transmisión del Evento y hace los ajustes de cámara y contenido.
Moderador: Presentar contenido, contestar las preguntas de los asistentes en el módulo de Q&A.

Una vez definidas las personas que participarán en el Evento se oprime Siguiente.

Ahora se definen los Permisos del Evento dependiendo de la audiencia eligiendo alguno de los tipos mostrados.

Se eligen las opciones deseadas del listado.

Ya que se ha terminado la configuración del Evento, se oprime Programar.

Ahora se muestra una ventana donde se incluye el vínculo que se compartirá a los asistentes.

Da click en Obtener el Vínculo del asistente el cual ya se puede compartir con el medio que se desee.

Finalmente se oprime Cerrar.

El Evento se mostrará en el Calendario de Teams.

Unirse como Productor

Para unirse al Evento en Directo como productor se abre la reunión colocada en el calendario de Microsoft Teams.

Ahora se oprime el botón Unirse.

Se abrirá una ventana del cliente Teams donde se mostrará el título del evento. Se oprime el botón Unirse ahora.

Transmisión del Evento Pre-En Vivo

Se prepara el contenido o el video que se transmitirá En Directo. Selecciona el video del Presentador para que se muestre en la ventana Cola. Ahora oprime Enviar en Directo.

La ventana Evento en directo muestra lo que verán los asistentes cuando empiece la transmisión.

Para mostrar contenido (diapositivas, escritorio, aplicación), el presentador deberá compartir su pantalla o aplicación y este se mostrará en la parte inferior de la consola con la leyenda Contenido. Selecciona el cuadro para enviarlo a Cola.

El contenido se mostrará en la ventana Cola.

Puedes combinar contenido y video en una sola ventana utilizando la opción de vistas debajo de la ventana Cola y seleccionándola. Ahora selecciona el video del presentador.

Se mostrarán en la ventana Cola la presentación y el video del presentador. Ahora oprime Enviar en Directo para colocar en la ventana de la derecha Evento en Directo.

Transmisión del Evento En Directo

Oprime el botón Inicio.

Se muestra una notificación para confirmar el inicio del evento. Oprime Continuar.

En la parte central superior se muestra la leyenda En Directo indicando el inicio de la transmisió, el número de asistente y el tiempo transcurrido del evento.

Para terminar el Evento en Directo oprime el botón Fin.

En la ventana de confirmación oprime Finalizar evento en directo.

Se mostrará la leyenda El evento en directo ha finalizado.

Vista del Asistente

Los asistentes pueden asistir con el enlace que se ha generado al momento de crear el evento.

Se abre un navegador web y se coloca el vínculo en la barra de direcciones. Al oprimir Enter, se muestra la siguiente ventana donde se oprime Cancelar para continuar con el navegador o Abrir para utilizar el Cliente Microsoft Teams.

En caso de elegir la opción Cancelar, ahora se oprime el botón Watch on the web instead.

Dentro del navegador web se mostrará el evento indicando del lado izquierdo el Título del evento, al centro la leyenda The live evento hasn’t started y en la parte derecha la ventana de Preguntas y Respuestas.

Al iniciar la transmisión, ya se visualizará dentro del navegador.

El asistente podrá realizar sus consultas en la parte derecha oprimiendo ¿? Y posteriormente Ask a question.

Ahora podrá escribir su consulta y oprimir el botón para enviar.

Dependiendo de la consulta, el moderador decidirá responder a su consulta de forma privada o pública.

Al finalizar el evento se mostrará la leyenda The live evento has ended. Para salir se oprime Leave o Abandonar.

Gracias por revisar esta guía.

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