Prevenir la creación de múltiples reuniones en canales de Equipos en Microsoft Teams

Retomando el escenario

Programas una reunión en un canal para una sesión en el futuro.

Minutos antes de empezar la reunión que programaste en el canal, otros miembros del equipo han iniciado una nueva reunión en vez de utilizar el vínculo de reunión que tú generaste.

Cuando ha llegado el momento de la sesión programada por ti, ahora existen más de reunión iniciada para la reunión y posiblemente también existan personas integradas en las distintas sesiones ya que no identificaran de inmediato cuál es la correcta.

Pero ¿cuál es la razón?

Esto se debe a que cualquier miembro del equipo tiene la posibilidad crear contenido en cualquier canal de forma predeterminada. Y aquí aparecen dos elementos importantes ubicados en la parte superior derecha en el botón Reunirse.

Reunirse ahora y Programar una reunión son las opciones disponibles al dar click en el botón Reunirse.

De tal forma que a estos dos elementos se debe que cualquiera puede iniciar una reunión y se genere la confusión que ya se había explicado previamente al inicio de este artículo.

Y entonces ¿Cómo evito que suceda?

Previo a explicar la respuesta, retomaremos que cada vez que se crea un equipo en Microsoft Teams, se genera de forma automática un Canal General que se visualiza en la parte izquierda debajo del nombre del equipo.

Sin embargo, nosotros podemos crear canales adicionales para clasificar nuestros contenidos. Incluso podemos crear canales específicos para nuestras reuniones programadas.

Y entonces la forma de controlar que no se inicien reuniones adicionales a las programadas se logra a través de la configuración Administrar canal que se muestra al dar click sobre los 3 puntos que aparecen cuando desplazamos el puntero sobre el nombre del canal.

Esta opción está disponible tanto para el canal General como para otros canales creados por nosotros.

No es necesario realizar el ajuste en todos los canales, sólo donde nosotros como propietarios del equipo lo consideremos necesario.

Configuración en el Canal General

Entonces, nos situamos el menú del canal General y elegimos la opción Administrar Canal.

Ahora se establecen los Permisos del Canal General con la opción Solo los propietarios pueden publicar mensajes.

De tal forma que ya no estará disponible la opción Reunirse para los miembros del equipo. Ahora ya no podrán iniciar reuniones adicionales y sólo se integrarán a la que nosotros hayamos programado o iniciado.

Además de que la opción Reunirse ya no se muestra en la parte superior derecha,

los miembros del equipo tampoco podrán colocar contenido en la pestaña Publicaciones del canal General.

Configuración en Canales destinados para Reuniones Programadas

Nos situamos el menú del canal elegido y elegimos la opción Administrar Canal.

Ahora se establecen los Permisos de Moderación del Canal cambiando la opción a Activado.

De tal forma que ya no estará disponible la opción Reunirse para los miembros del equipo. Ahora ya no podrán iniciar reuniones adicionales y sólo se integrarán a la que nosotros hayamos programado o iniciado.

Además de que la opción Reunirse ya no se muestra en la parte superior derecha,

Los miembros del equipo tampoco podrán colocar contenido en la pestaña Publicaciones del canal General.

En el caso de los Canales Adicionales es posible agregar Moderadores adicionales a los propietarios del equipo. 

Para agregar más moderadores oprime Administrar.

Ahora agrega las personas que deseas incluir como moderadores y oprime Listo.

Se mostraran listados como moderadores a los administradores y las personas que incluiste.

Gracias por revisar esta guía.

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