Guías y tutoriales

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Raymundo Antonio González Segura
/ Categorías: Microsoft Teams

Guía para realizar un examen de grado por medio de una Reunión en Teams.

Examen de Grado

Al generar una reunión para la realización de un examen de grado con éxito se deberán tener en cuenta un conjunto de requisitos. 

1. Generar una reunión en Teams con los sinodales y alumno. 

Para ello se debe de ingresar a la aplicación de Teams escritorio (la aplicación en web presenta problemas para compartir y mantener la cámara del sustentante en función al mismo tiempo). 

  • Dentro de la aplicación de Teams se tendrá que ingresar a el apartado de calendario. 

  • Seleccionar nueva reunión. 

  • Ingresar a Programar reunión. 

Ubicados en programar reunión se deberán de llenar los campos correspondientes. 

  • Agregar un título. 

  • Agregar asistentes requeridos. 

  • Fecha y hora del evento. 

  • Agregar algunas especificaciones. 

NotaNota: Es conveniente  incluir a los miembros de la Secretaría Académica desde la creación de la reunión, sin embargo, se les podrá compartir posterior mente solo el vínculo para su ingreso a la reunión.

2. Configurar opciones de reunión. 

Se deberá de seleccionar la reunión que se acaba de generar, dando clic derecho sobre ella para editarla. 

Se direccionará al apartado de opciones de reunión que se encuentra en la parte central derecha de su monitor para configurar los siguientes apartados:   

Recomendaciones  

  • ¿Quién puede omitir la sala de espera? Lo recomendable es que seleccione la opción solo yo, así la persona encargada de generar la reunión sea la que de él acceso a la persona que se desean unirse. 

  • ¿Quién puede presentar? Es decir, quién puede presentar o compartir su escritorio, se tienen dos alternativas

Solo yo, solo la persona que genero la reunión es la que podrá presentar su escritorio

Seleccionar moderadores para esta reunión, , se determina quienes podrán tener control sobre la reunión desde el comienzo de esta. (es necesario que se incluya en esta opción al sustentante)                                         

                                       

  • Desactivar la opción permitir que los asistentes reactiven el audio.

  • Hacer clic en guardar

3. Compartir enlace

Se tendrá que ingresar a la edición de dicha reunión para copiar el enlace que se genera de forma automática y así poderlo compartir. 

  • Se debe dar clic derecho sobre el enlace generado y seleccionar copiar vínculo. 

NOTA: Para fines de seguimiento, un integrante de la Secretaría Académica podrá estar presente en la realización del examen.

 

  • Compartir por medio de correo electrónico a toda persona que va a tener acceso a dicha reunión (por medio de mensaje de correo electrónico o cualquier otra plataforma).

4. Ingresando a reunión. 

Conforme a la configuración opciones de reunión los Integrantes que la conformarán, esperaran en sala de espera, para ingresar a la reunión. 

 

  • Permitiendo el acceso a los integrantes.

5. Inicio de reunión.

Se dará como iniciada la reunión, cuando los sinodales y el sustentante se hayan integrado a la misma.

 

6. Se debe iniciar grabación de la reunión en cuanto estén todos los sinodales y el alumno, cabe recordar que la grabación es opcional, sin embargo, es recomendable como evidencia en caso de alguna controversia, de igual manera es conveniente tomar capturas de pantalla. 

 

7. El Coordinador Académico (productores el encargado de llevar a cabo la presentación tanto del alumno y sinodales, así como de la mecánica de la reunión.. 

8. El alumno siempre deberá de estar a cuadro.

9. El sinodal en la ronda de preguntas y respuestas,  deberá estar a cuadro. 

 

10. Sesión alterna para deliberación de los sinodales. 

Dentro de la misma reunión se cuenta con la opción, creación de sala para sesión de subgrupos.

En esta sala solo estará integrada exclusivamente por los sinodales y el Coordinador Académico (si así lo tienen considerado en el Departamento), el estudiante no tendrá acceso a esta sala ya que en ella se estará llevando a cabo la deliberación pertinente. 

 

  • Se tendrá que seleccionar la opción manualmente para agregar de forma manual a todos los participantes que integraran esta sala. 

  • Se deberá hacer clic en crear salas

  • Se tendrá que asignar a los participantes, se debe seleccionar el nombre de todos los sinodales que ingresarán a la sala recién creada.

 

  • Iniciar sala, al iniciarla los sinodales de forma automática entrarán a esta sala para así poder  hacer la deliberación. 

11. Detener grabación. 

Una vez que se haya dado la deliberación de los sinodales, se da como terminado el examen de grado

  • Se podrá detener la grabación.
  • Las felicitaciones o comentarios fuera de lo académico se podrán dar después de haber detenido la grabación. 

 

12. Grabación guardada en OneDrive 

  • La grabación de forma automática se guarda en la nube de Microsoft OneDrive, de la persona que genero la reunión (Coordinador Académico).  

  • Las grabacion se encuentra en OneDrive dentro de la carpeta grabaciones.

13. Descargar o compartir video. 

El video al ser descargado se alojará de forma local en el apartado de descargas del usuario que este haciendo la descarga.

14. Descargar lista de asistencia. 

  • Se tendrá que seleccionar el icono de participantes. 

  • Seleccionar el menú de más opciones (…).  

  • hacer clic en descargar lista de asistencia. 

  • Se descargará la lista a una hoja de Excel la cual se albergará de forma automática en el apartado de descargas. 

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