Guías y tutoriales

En esta sección le presentamos guías y tutoriales para realizar las configuraciones más comunes y resolver los problemas más frecuentes que presentan nuestros usuarios de acuerdo a la experiencia de nuestra área de soporte. Para visualizar una guía haga clic en el título. Agregamos guías constantemente de acuerdo a la necesidad. Revise ésta página con frecuencia.


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Microsoft Forms
Raymundo Antonio González Segura
/ Categorías: Office

Microsoft Forms

Es una herramienta de Microsoft que permite la creación de encuestas y cuestionarios, invitando a otros usuarios a que respondan e ingresen por medio de cualquier dispositivo, obteniendo resultados en tiempo real, analizando los resultados exportándolos a una hoja de Excel.

Maneras de ingresar a forms:

Webmail.cinvestav.mx.

Portal.office.com.

En las cuales se tendrá que autentificar con las credenciales de cinvestav.

@cinvestav.mx.

Password.

Dentro de la suite de Office 365 seleccionar la aplicación de Forms.

Forms cuenta con dos formas de trabajar: Con formularios y cuestionarios.

+ nuevo formulario crea encuestas, proporcionando resultados de manera grupal.

Nuevo cuestionario proporciona una evaluación individual, cuenta con la opción de puntos en donde se le asigna una puntuación a la pregunta.

Para generar una de estas dos opciones es necesario seleccionar la opción y dar clic en el botón.

Formulario o cuestionario.

Partes que conforman Forms:

1. Preguntas. Se estructuran todas las preguntas, se da nombre al cuestionario y una breve descripción o instrucciones a seguir.

2. Respuestas visualiza respuestas de los usuarios que han contestado el cuestionario.

3. + agregar nuevo despliega las opciones para formular preguntas nuevas.

4. Vista previa muestra al usuario la forma en que visualizara el cuestionario en al PC o en su MÓVIL.

5.Tema. En la parte superior derecha se encuentra la opción tema con la que se elige el color de las formas, así como el fondo del cuestionario.

6.Compartir ubicado en la parte superior derecha, esta opción muestra las diferentes formas para compartir el cuestionario.

7. Más opciones de Configuración de formulario despliega un menú con lo siguiente:

  • Configuración.
  • Comentarios.
  • Términos.

 

8. Ayuda, perfil del usuario muestra la parte de ayuda proporcionada por Microsoft para resolver alguna duda sobre como emplear Forms.

En el apartado del perfil de usuario muestra la opción de cerrar sesión, ver cuenta, mi perfil de Office.

9. Nombre del cuestionario nombre que se asignará al cuestionario.

Dentro de Forms en el área de preguntas se encuentra cuestionario sin título a la cual se indicará el nombre que llevará como título.

 Para poder generar preguntas en Forms habrá que seleccionar el botón + Agregar nuevo y hacer clic en él, cada que se necesiten generar más preguntas se debe que hacer clic en + agregar nuevo.

Mostrará las diferentes opciones con las que cuenta Forms para formular preguntas.

  • Opción (opción múltiple).
  • Texto (respuesta corta o respuesta larga).
  • Calificación.
  • Fecha.
  • Clasificación.
  • Likert.
  • Cargar archivo.
  • Net Promoter Score.

Al formular una pregunta proporciona las siguientes opciones:

Copiar la pregunta (si se quiere tener el mismo esquema de la pregunta y solo cambiará una parte de la pregunta).

Borrar la pregunta.

Mover de posición la pregunta de forma ascendente o descendente.

En cada una de las preguntas se tiene la opción de insertar tanto imágenes como video al dar clic en el icono de insertar elemento multimedia.

Se cuenta con la opción de insertar desde.

Bing (búsqueda desde internet).

OneDrive.

Cargar (desde el equipo).

Opciones de preguntas dentro de Forms:

Opción (genera una pregunta de opción múltiple).

Por defecto muestra dos opciones para contestar.

Se pueden agregar tantas opciones de respuestas sea necesario.

  • Se selecciona las respuesta o respuestas correctas en caso de ser más de una.
  • Agrega mensaje de retroalimentación (opcional).
  • Eliminar respuesta.

 Puntos (se asignan puntos a la pregunta).

Activación de varias respuestas (opción en caso de ser más de una respuesta).

Obligatoria (se recomienda hacer obligatorias todas las preguntas, si no se responde alguna no se podrá enviar el cuestionario).

Generando pregunta de opción múltiple con varias respuestas

Opción de matemáticas.

En el área de más opciones se hace clic sobre los (…) y despliega las opciones, seleccionará Matemática.

Aparece la opción introducir la ecuación, en esta área se tendrá que escribir la operación a resolver y posteriormente dar clic en ok, aparecerán resultados sugeridos, el resultado correcto está seleccionado de forma automática se hace clic en agregar todos y cada una de las opciones tomará una posición dentro de las opciones de respuestas a elegir. 

Redactar pregunta (dar clic en ok).

Introducir ecuación (al hacer clic en esta opción se muestra una barra y en ella un icono con letras Abc al dar clic en el, se despliega un tablero con símbolos y números para introducir la ecuación).

Resultados sugeridos (respuesta correcta seleccionada).

 

TEXTO (Se realizan preguntas abiertas).

Hay dos formas de trabajar con este tipo de preguntas:

Respuesta corta.

Con la respuesta corta da la opción de calificar de forma automática, se pueden introducir diferentes respuestas correctas.

NOTA: se tiene que escribir tal cual esta en la respuesta correcta tomando en cuenta acentos, mayúsculas ortografía, por lo cual no se recomiendo seleccionar respuesta correcta.

Respuesta larga.

Con la respuesta larga no se califica de forma automática, se tiene que revisar la respuesta por alumno.

Opción matemática.

En el área de más opciones, se da clic sobre los (…) y selecciona Matemática.

aparece la opción introducir la ecuación, en esta área se tendrá que escribir la operación a resolver se hace clic en ok.

Restricciones.

En el área de más opciones se da clic sobre los (…) y selecciona restricciones.

Cuando se quiere dar un rango a la respuesta, se emplea esta opción en las preguntas de texto de matemática en la cual se selecciona la restricción que se ajuste a las necesidades de la respuesta.

Calificación (obtener el grado de satisfacción sobre alguna actividad).

Este tipo de preguntas sirven básicamente de apoyo al realizar una encuesta de satisfacción con respecto a alguna actividad.

Puede calificarse por niveles que va desde 1 a 10.

Por símbolo (estrellas o números).

En el área de más opciones se presiona clic sobre los (…) y selecciona etiqueta.

Con etiqueta estarás indicando que significado tiene el nivel mas bajo es decir (1) y el nivel más alto que se estará usando.

Fecha (establecer la fecha de algún evento).

en este tipo de preguntas no hay forma de que se autocalifique se tiene que hacer de forma personal.

Clasificación (ordenar las respuestas).

Al momento de escribir las respuestas se deben escribir de forma ordenada y al alumno le aparecerán de forma desordenada.

Se dan opciones a los alumnos (usuarios) para que ordenen las repuestas de forma correcta.

Likert (unir columnas con filas)

Este tipo de pregunta no es auto calificable, se tiene que calificar de forma manual.

Carga de archivos (cargar un documento).

Se crea una carpeta en OneDrive donde se alojan los archivos de todos los que responden a esta pregunta.

Se guarda de forma automática el nombre y el correo electrónico.

  • Se delimita el número de archivos a subir.
  • El limite de tamaño del archivo individual (se recomienda utilizar el máximo tamaño para no tener problemas con el almacenamiento).

En el área de más opciones se hace clic sobre los (…) seleccione, tipo de archivo (se especifica el tipo de archivo que necesita que se suba esta parte es opcional).

Le indicará al alumno el número de archivos que puede cargar que va desde 1 a 10, el tipo de documento que puede cargar (Word, Excel, PPT, PDF, Imagen, Video, Audio) y el límite de tamaño con el que cuenta para subir su documento, se recomienda utilizar la capacidad máxima.

En el apartado respuestas aparecen éstas y se tendrá que calificar de forma personal para ello debe dar clic en la liga, se abre el documento, se analiza la respuesta y se otorga la calificación que se considere.

Nota: cuando se opta por la pregunta de cargar o subir un documento solo se puede hacer con personas que cuentan con correo institucional, al incluir a usuarios con cuentas externas (Gmail, Yahoo!) no permite crear este espacio en OneDrive.

Bifurcaciones (crear un salto dentro del cuestionario).

En el área de más opciones dar clic sobre los (…), seleccionar agregar bifurcación.

Cuando se ha seleccionado, dentro del cuestionario se determinará en que pregunta lo situará, dependiendo de la respuesta que se ha dado.

Este salto dependerá de quien este realizando el cuestionario o hacia que parte lo direccionará.

Básicamente se trata de guiar a los alumnos hacia el procedimiento que le sea de utilidad.

Secciones (dividir el cuestionario en diferentes partes dentro del mismo.

En el área de más opciones se da clic sobre los (…) y selecciona sección.

Al elegir esta opción se estará creando una nueva sección la cual se tendrá que nombrar, también se puede insertar una imagen, escribir una descripción y empezar a crear nuevas preguntas de acuerdo con la nueva sección.

Edición.

En esta parte se personaliza el cuestionario de acuerdo con nuestras necesidades.

Insertar imagen en el área del titulo

  • Búsqueda desde Bing
  • Insertar desde OneDrive
  • Cargar desde nuestro equipo

Nota dentro de la imagen que se acaba de insertar aparecen dos iconos:

  1. Texto alternativo para los lectores de pantalla (para personas que tienen problemas de visión)
  2. Eliminar (borrar completamente la imagen)

Tema.

Se ubica en la parte superior derecha, con esta opción se puede cambiar el color de fondo de Forms, el borde del cuestionario y el color de los botones.

Insertar una imagen en el fondo de Forms.

Puede personalizar su propio tema, ya que permite insertar una imagen desde su equipo y elegir el color de su agrado.

Configuración.

Se encuentra en la parte superior derecha accionando los tres puntos (…)  desplegara más opciones.

Hacer clic en configuración.

Se abrirá una ventana en donde se podrá configurar Forms de acuerdo con las necesidades de cada usuario.

  1. Opciones de cuestionario

Si desea que los usuarios que respondan visualicen su calificación, inmediatamente después de que se envió el cuestionario se debe activar esta opción.

Nota: Cuando se tienen preguntas de texto con respuestas largas o preguntas de Likert, es recomendable desactivar esta opción.

           2.¿Quién puede llenar el formulario?

  • Cualquier usuario con el vínculo puede responder (esta opción se utiliza si se cuenta con alumnos con cuentas externas Gmail, Yahoo! …etc.), al tener seleccionada esta opción no se pueden habilitar las casillas de registrar nombre o una respuesta por usuario.

  • Solo las personas de mi organización pueden responder.
  • Registrar nombre (se registra el nombre de quien está respondiendo).
  • Una respuesta por usuario (solo puede contestar el cuestionario una sola vez).

Nota: Si se requiere que los alumnos suban un documento con la pregunta de subir documento y se cuenta, con alumnos que no tienen cuenta Institucional no se puede utilizar ese tipo de pregunta ya que no lo permite.

     3.Otras opciones para respuesta.

  • De forma automática se mantiene seleccionada esta opción, ya que si se deshabilita no se podría contestar el cuestionario.

  • fecha de inicio (programa fecha y hora de inicio para contestar el cuestionario).

  • fecha de finalización (determina la fecha y hora en la que finalizará el cuestionario y posterior a ese horario nadie podrá contestar el cuestionario).
  • Ordenar las preguntas aleatoriamente (cada cuestionario tendrá en orden diferente las preguntas que se formularon).
  • Personalizar un mensaje de agradecimiento (opcional).

     4.Notificación.

  • Envía confirmación de recepción a los encuestados mediante correo electrónico (esta opción no se puede utilizar cuando está seleccionada la opción Cualquier usuario, con el vínculo puede responder).
  • Recibir una notificación de correo electrónico de cada respuesta (no recomendable).

Compartir.

1.Enviar y recopilar respuesta

  • Cualquier persona con el vínculo puede responder (usuarios con cuentas externas pueden contestar el cuestionario).
  • Solo personas de mi organización pueden responder.

Forms cuenta con diferentes opciones de compartir un formulario o cuestionario.

  • Vínculo: Se copia el vínculo y se comparte por medio de correo electrónico o mensaje y se abre en un explorador.

  • Código QR: Se descarga el código al equipo del usuario y enseguida se comparte o proporciona a los alumnos.

  • Insertar: Con esta opción se puede insertar en alguna página.
  • Correo: Permite compartirlo por correo electrónico con un grupo ya establecido o generado.

2. compartir como plantilla.

Con esta opción se obtiene un vínculo como plantilla, permite a otros usuarios duplicar este cuestionario, pero las respuestas no se incluyen.

3.Compartir para colaborar.

Esta opción permite tener un colaborador para poder crear el cuestionario dentro del mismo Forms.

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