OneDrive

OneDrive.

Es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, una herramienta para guardar documentos o archivos que posteriormente podrán ser compartidos con cualquier persona y se accesar a ellos desde cualquier dispositivo y al momento que sean requeridos.

Características de OneDrive

• Es un almacenamiento individual.
• El documento es privado hasta que sea compartido o se dé el acceso al documento.
• Colaboración con equipos pequeños de trabajo o colaboraciones esporádicas
• Se puede dar acceso a usuarios internos (dominio @cinvestav) o externos (cualquier dominio).

Formas de ingresar a OneDrive.

• Webmail.cinvestav.mx
• Portal.office.com

Dentro de la suite de office se selecciona la aplicación de OneDrive.

OneDrive se integra o consta de tres áreas:

1. Panel de navegación.
2. Lista de archivos.
3. Barra de herramientas.

1. En Panel de navegación se encuentran las siguientes opciones:

Mis archivos contienen todos los archivos con los cuales se está colaborando, que se han creado o cargado en este apartado.

Recientes muestra un historial de todos los documentos que se han compartido en esta nube.

Compartido enlista todos los documentos que han compartido a tu cuenta.

Describir despliega una lista personalizada de las tendencias en función del tema con el cual se está trabajando o en los proyectos en los que participe.

Bibliotecas compartidas: muestra todos los equipos en los cuales el usuario es miembro.

2. Lista de archivos.

Se visualizan todos los documentos que se han compartido o que se han generado en este apartado.

3. En Barra de herramientas se visualiza lo siguiente:

Más nuevo en la cual se pueden crear carpetas, así como diferentes tipos de documentos como Word, Excel, PowerPoint y se alojarán en el apartado de listas de archivos.

Cargar: Se pueden cargar archivos o carpetas desde el equipo del usuario.

Sincroniza: Sincroniza todos los documentos con el equipo.

La sincronización es una forma de tener acceso más rápido a documentos o archivos alojados en la nube, en la nube se muestran lo que contiene el explorador de archivos de un equipo.

Organizar: Se organizan los archivos de acuerdo con las necesidades o requerimientos del usuario por:

• Tipo

• Nombre
• Modificado
• Modificado por, entre otras……

Vista: En el apartado de vista se cambiará la forma en cómo se visualiza la lista de los archivos.

Panel de detalles: Muestra la actividad que se ha tenido en todos los documentos en los cuales se ha estado colaborando.

Cargar documento en OneDrive

Al cargar archivos o documentos en OneDrive podrá actualizarlos y compartirlos de forma segura desde cualquier lugar o dispositivo.

Para cargar un archivo en OneDrive se requiere el siguiente procedimiento:

Hacer clic en cargar, automáticamente abre el explorador de archivos de su equipo se selecciona el documento que se va a cargar en OneDrive y se da clic en abrir.

En la aplicación OneDrive de lado superior derecho indicará que se está cargando el documento seleccionado.

Ya que se ha completado la carga del documento, en la lista de archivo se visualiza el nombre del documento que se cargó.

Estas tres líneas de color azul sobre un documento indican que se acaba de crear, de esta forma se carga el documento en OneDrive.

Crear un documento en OneDrive.

Para crear un documento en OneDrive se hace clic en + nuevo.

Se selecciona el documento que se requiere en ese momento ya se de tipo Word, Excel, PowerPoint.

Ya seleccionado el tipo de documento, en la barra de título se podrá cambiar el nombre del archivo.

Nombrado el documento, se hace clic en el apartado de Documents para regresar a OneDrive y se visualiza el nuevo documento en la lista de archivos.

Crear una carpeta en OneDrive.

Al crear carpetas dentro de OneDrive, se podrá tener una mejor organización de la información almacenada.

Para crear una carpeta en OneDrive deberá seguir el siguiente procedimiento

1. Dar clic en el apartado de + nuevo.
2. Seleccionar la opción carpeta.
3. Pedirá el nombre que se asignará a la carpeta.
4. Hacer clic en crear.

Crear un documento en OneDrive desde una aplicación de escritorio.

Se puede crear un documento desde una aplicación de escritorio como Word o Excel y PowerPoint y guardarlo en OneDrive.

Ya generado el documento dentro de la aplicación de escritorio Word, PowerPoint o Excel, dirigirse a la pestaña archivo.

• Seleccionar guardar como.
• Elegir OneDrive.
• Dar nombre al documento.
• Clic en guardar.

Se visualizan los documentos creados de las diversas formas en OneDrive.

Compartir un documento en OneDrive desde escritorio.

Si se trabaja en Word, Excel o PowerPoint desde escritorio, se debe seleccionar el icono compartir situado en la parte superior derecha de la aplicación.

Se hace clic en el botón compartir y muestra la ventana guardar el documento en OneDrive ya sea que el documento se guarde en la cuenta institucional o en la cuenta personal.

Seleccionar la cuenta institucional, y si no se ha nombrado el documento, este pedirá dar el nombre y determinará con quién o quienes se compartirá el documento seguido de esto dar clic en la flecha desplegable.

Se mostrarán las siguientes opciones para saber con quién o quienes se puede compartir el documento o archivo.

• Con cualquier persona.
• Personas de cinvestav (sólo personas pertenecientes a la Institución).
• Personas que tienen acceso.
• Personas determinadas (las personas a las que el propietario del documento designe, son las que podrán tener acceso a esta información).

Se puede desactivar el apartado permitir edición y cambiará a sólo abrir en modo de revisión, y en ese momento el documento únicamente será para consulta.

Se podrá activar la opción bloquear descarga, permitiendo al usuario con el que se comparte la información trabajar exclusivamente en la nube.

Posteriormente hacer clic en aplicar para efectuar la configuración.

Después, solicitará el nombre o correo electrónico de la persona o personas con las que se compartirá el documento, se introduce un mensaje y se da clic en enviar.

Compartir un documento desde OneDrive.

Para compartir un documento desde OneDrive puede elegir alguna de estas opciones:

• Seleccionar el documento a compartir.
• Hacer clic en el icono de compartir.
• En los tres puntos seleccionar compartir.

Se determinará con quienes se compartirá el archivo o documento, dando clic en la flecha desplegable la cual mostrará las siguientes opciones:

• Con cualquier persona.
• Personas de cinvestav (sólo personas pertenecientes a la Institución).
• Personas que tienen acceso.
• Personas determinadas (las personas a las que el propietario del documento designe, son las que podrán tener acceso a esta información).

Se puede desactivar el apartado permitir edición y cambiará a sólo abrir en modo de revisión, y en ese momento el documento únicamente será para consulta.

Se podrá activar la opción bloquear descarga, permitiendo al usuario con el que se comparte la información trabajar exclusivamente en la nube.

Posteriormente hacer clic en aplicar para efectuar la configuración.

Posteriormente, solicitará el nombre o correo electrónico de la persona o personas con las que se compartirá el documento, se introduce un mensaje y se da clic en enviar.

Nota: Este es el mismo procedimiento para compartir desde un documento en línea o desde el explorador de archivos si su esquipo está sincronizado, o desde la lista archivos de OneDrive.